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第一 行政应用文概述（第3页）

（十六）单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章一般应上距正文2mm以上，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中央线压在成文时间上。印章是公文的生效标志，一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是鉴定公文真伪的最重要的标志。

（十七）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整洁。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，两印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。两个或两个以上印章只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整洁、美观。

行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。

（十八）附注

公文如有附注，应使用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注重的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意（按国办要求，上行文应在附注中标注联系人及联系电话）。

（十九）主题词

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（二十）抄送

公文如有抄送，应在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（二十一）印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。

（二十二）版记中的反线

版记中各要素之间构加一条反线，宽度同版心。

（二十三）其他要素

翻印其他机关的公文时，需在印发机关和印发时间下加一栏，即翻印机关和翻印时间，排版方法同印发机关和印发时间。

如需标明共印份数，应在印发机关和印发时间下一行居右顶格排。

四、特定格式的公文

99新国标中除规定了通用的平行文或下行文、上行文外，还规定了三种在行政机关的日常事务中常常用到的特定格式的公文：信函式公文、命令（令）公文、会议纪要。下面主要介绍信函式公文的格式。

在制发机关公文的实践中，常常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。详细格式如下：

1。发文机关名称后不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。

2。在发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边印一条上细下粗的文武线，线的长度与版心一致，为156mm，首页不加页码。

3。“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在版心以上页眉中，标识方法为份数序号居左顶格，密级、紧急程度居右顶格。

4。版记中无印发单位和印发时间栏，版记各要素之间不加反线。

5。发文字号放在武文线下一行右上角顶格。

其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。

五、行政应用文的写作要点

1。在内容上，要同制文机关的职权范围相一致，不可超越本机关的职权；要充分体现党和国家的方针、政策和法律要求；符合公务活动的客观规律；材料、情况要真实，观点要统一，重点内容要突出，合乎保密的要求。

2。在辞章上，结构要合理，层次要清楚；遣词用句要准确，语言要庄重、平实；论理要合乎逻辑，用语要符合语法。

3。在形式上，要符合党和国家规定的公文体式（如公文名称、格式、行文关系等），不可自造一套；坚持一文一事制度；正确地使用汉字和标点符号，使用数目字、简称用语等要规范化，不能随心所欲地另行一套；篇幅要简短，力求言简意赅。